Notionで活用出来る「テンプレート」のまとめ
データアナリティクス事業本部 サービスソリューション部 サービス開発チームのしんやです。
Notionでは「テンプレート」という仕組み・機能が提供されており、ユーザーがコンテンツを作成・展開する時に都度イチからテキストを書き始めなくても良いようなサポートが為されています。
この「テンプレート」については幾つかの粒度・方法が存在していますので、当エントリではそれらを1つずつ紹介していこうと思います。
目次
- テンプレートボタンを使う(ブロック単位の複製)
- データベーステンプレートを使う(データベース行＝ページ単位の複製)
- メニューからテンプレートを使う(ページ単位の複製)
- テンプレートギャラリーを使う(ページ単位の複製)
- まとめ
テンプレートボタンを使う
(ブロック単位の複製)
まずはじめに紹介するのは「テンプレートボタン」を活用したものです。
これはページ内における「ブロック単位」で雛型として用意したものを、ボタン押下で複製展開出来る代物です。
/template コマンドまたはブロックの[+]メニューから「テンプレート」を指定。
以下のような雛型が展開表示されます。ユーザーが編集・変更可能な部分は「ボタン名」と「テンプレート内容」の2点。初期設定内容では『ToDoリスト』が使えるような記載になっています。
ここでは試しにボタン名をちょっと変えてみました。勿論ここで「テンプレート」内容を変更することも可能です。その場合は予め記載した内容を所定の場所にドロップする形で設定を行ってください。設定が完了したら[閉じる]を押下。
設定後はボタン(というよりもブロック全体といった方がしっくり来ますね)を押下することで、配下にテンプレートとして設定したコンテンツ(ここではチェックボックス1行分)が追加されていくことが確認出来ました。
データベーステンプレートを使う
(データベース行＝ページ単位の複製)
次に紹介するのは「データベース」におけるテンプレートです。
Notionでは「(Noiton)ページの集合体」としてデータベースを作成することが出来ます。ITの世界における”データベース”(RDBMS)の1行＝Notionの1ページ、と捉えてもらうと分かりやすいかと思います。
ここでは普段使いしている「チーム定例における進捗報告」を紹介します。任意のページに「進捗報告をまとめるデータベース」を作成し、そこに開催日毎のページを用意しています。この「開催日毎のページ」をデータベーステンプレートを使っています。
データベーステンプレートの作成については、用意したデータベースのメニューから行えます。[新規]ボタンから展開出来るメニューで[新規テンプレート]を選択。
展開したページが「テンプレート」そのものとなります。このページ内容を所定のフォーマット、記載内容となるように編集してください。今回は「進捗報告」をテーマにしたものなので、シンプルに進捗報告に参加するメンバーそれぞれの見出しと、配下に報告内容を書き入れられるようにしたリストを用意しています。
また、これは個人的な好みでもありますが、ページの領域を最大限活用出来るように「フォントを縮小」「左右の余白を縮小」を有効にしています。これをテンプレート側でやっておくと、都度(テンプレートを使用した)ページ作成時にこの設定をやらずに済むようになるのでオススメです。
テンプレートの準備が出来ました。再度[新規]メニューを展開し、上記で作成したテンプレートページを選択。
テンプレートページの内容が新規ページとして表示されました。「タイトル」を記入し、「開催日時」はテンプレート上では空欄でしたのでここで改めて日付を指定します。あとはこのページをメンバーに展開して適宜報告内容を書き入れてもらう…という流れです。
メニューからテンプレートを使う
(ページ単位の複製)
3つ目のテンプレートは「メニューからテンプレートを使う」パターンです。Notionの方で用意されている「目的別テンプレート」から、ページを丸ごと複製する流れです。
ページを新規作成したタイミングで[テンプレート]を、
または画面左側メニュー、下部にある[テンプレート]をクリックすることで先に進めます。
別途ウインドウが起動し、以下のような構成で用途・目的毎に用意されたページを選ぶことが出来ます。ここでは[エンジニアリング]から[ロードマップ]を使ってみる事にしました。右上の[このテンプレートを使用する]を選ぶと、
指定したページの内容がそのまま複製される形で新規ページが作成されました。あとはタイトルなり本部なりを必要に応じてカスタマイズして使う感じですね。
テンプレートギャラリーを使う
(ページ単位の複製)
最後は「テンプレートギャラリー」を使う方法です。上記の「メニューからテンプレートを使う」とほぼ同じ(実際テンプレート選択画面、右下の「さらにテンプレートを閲覧する」リンク押下で辿れる)流れではありますが、「選べるテンプレートの選択肢がより多彩になっている」のが上記とは異なる点です。
- 「メニューからテンプレートを使う」だと選べるテンプレートが限られている
- 「テンプレートギャラリー」は上記以外にもテンプレートが沢山あって選べるようになっている
今回は試しに、日本語テンプレートギャラリーページからMixpanel社の「日次ミーティング＆タスク管理」テンプレート一式を使ってみることにします。
所定のページに遷移。遷移先ページではプルダウンで「どのワークスペースに複製するか」を求められるので、複製したいワークスペースを指定してください。[テンプレートを複製する]ボタンを押下すると、
所定ワークスペースの「プライベート」領域配下にページ(一式)がまるごと複製されました。後はこれをシェアするなり、パブリックスペースに持っていくなりして活用してください、という流れになると思います。
ちなみにNotionテンプレートギャラリーについては自ら作成したテンプレートを登録する手段もあるようです。窓口は以下。興味のある方はチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
という訳で、Notionにおける「テンプレート」に関する機能・手段のまとめの紹介でした。
これら諸機能によってNotionにおけるコンテンツ作成活動を加速させていくことが出来ますので是非ともフル活用していきましょう！
